Administratieve dienstverlening

Bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting of zzp'er, of heeft u een besloten vennootschap? Dan bent u verplicht om een administratie te voeren. Gelukkig kunt u hiervoor terecht bij OviFlex. Wij bieden bedrijfsadministratie aan tegen een op maat gemaakt tarief. Administraties worden bij voorkeur verwerkt in Exact Online. Mocht u toch liever uw administratie in een ander pakket willen, dan is dit in overleg uiteraard mogelijk. Wilt u meer weten? Neem gerust contact met ons op.

Hoe werken wij?

Facturen

Mocht u besluiten om OviFlex in te schakelen voor uw administratie, dan maken wij allereerst voor u een gedeelde mailbox aan, waar u al uw inkoopfacturen naartoe kunt sturen. Mocht u ook verkoopfacturen hebben, dan maken wij ook een apart mailadres aan voor al uw verkoopfacturen.

Wij maken in deze mailbox een regel, die alle mails automatisch doorstuurt naar de digitale brievenbus in Exact Online. Uiteraard maken wij eerst voor u een administratie aan in Exact Online, mocht u deze nog niet hebben, of niet meekrijgen van uw vorige administrateur.

Bank

Voor het verwerken van de bank, stellen wij voor u een bankkoppeling in, in Exact Online, welke dagelijks uw banktransacties ophaalt en verwerkt in het systeem. Met behulp van slimme vooraf ingeprogrammeerde regels kunnen wij een groot deel van de verwerking automatiseren en op die manier kunnen wij u een scherp tarief bieden.

Kasgelden

Mocht u gebruik maken van contant geld, dan is het voor de steeds strenger wordende wetgeving met betrekking tot de Wwft (Wet ter voorkoming van Witwassen en Financiering Terrorisme), van groot belang dat er een goed inzicht is in de contante geldstromen. Bij OviFlex helpen wij u om dit inzicht op een eenvoudige en efficiënte manier te realiseren. Indien u gebruikmaakt van een kassa, dan is het in veel gevallen ook mogelijk om in Exact Online een zogenoemde kassakoppeling in te stellen. Deze kassakoppeling haalt automatisch dagelijks de gegevens op uit uw kassasysteem.

Creditcards, PayPal e.a. betaaldiensten

Met alle technologische ontwikkelingen, zijn er inmiddels ook heel veel nieuwe betaalmethoden ter beschikking gesteld. De creditcard bestaat al veel langer, maar de creditcard brengt administratief ook de nodige vragen met zich mee. Is de creditcard privé of zakelijk? Moeten we de creditcardbetaling splitsen in de administratie of nemen we de creditcard op als een soort bankrekening? En hoe kunnen we dan de gegevens inlezen? Is er een koppeling mogelijk, of moeten we een import bestand maken? Met al deze vragen, helpt OviFlex u verder. Naast de creditcard, biedt het platform PayPal tegenwoordig ook een soort creditcard functie aan. De vraag is, moet je deze wel of niet opnemen? Want om met PayPal te kunnen betalen, kun je of een tegoed storten, of een bankrekening koppelen. Mocht u meerdere bankrekeningen gekoppeld hebben welke in eigendom zijn van meerdere entiteiten binnen uw organisatie en u maakt ook gebruik van het prepaid saldo, dan kunt u zich voorstellen dat het dan ook complexer wordt, om PayPal transacties juist en volledig te verwerken. Ook daar helpt OviFlex u verder mee.

Transitoria

Omdat u als bedrijf ook de mogelijkheid heeft om achteraf te betalen, ontstaat er een verschil tussen het moment waarop u kosten maakt en wanneer u de kosten daadwerkelijk betaalt. Daarnaast kan het ook zo zijn dat u bepaalde diensten vooruit moet betalen, bijvoorbeeld de huur van uw pand. In sommige gevallen betaalt u voor een heel kwartaal vooruit of zelfs voor een heel jaar, of achteraf natuurlijk. Om u een zo goed mogelijk inzicht te geven in uw prestaties, maken wij gebruik van zogenaamde transitorische boekingen, om de kosten in de juiste periode te verantwoorden. Hoe ver wij hier in gaan, hangt af van uw wensen.